Ihr fragt Euch was die Aufgaben und Vorteile eines Hochzeitsplaners sind?
Gerne möchte ich Euch im Folgenden einen näheren Einblick in die Aufgaben eines Hochzeitsplaners geben und aufzeigen, warum es sich für Euch auszahlen kann, einen Weddingplanner zu beauftragen.
Bester Start in den Hochzeitstag ©Nicaela Emily
Vorteil 1 eines Hochzeitsplaners: Ihr spart euch Zeit und Nerven
Einer der größten Vorteile eines Hochzeitsplaners ist sicherlich die Zeit, die man sich als Brautpaar spart, wenn man die Organisation oder Teile davon abgibt.
Eine Hochzeitsplanung bringt sehr viele Recherchetätigkeiten, Termine, Arbeitsstunden sowie zumeist auch Stunden in den sozialen Medien mit sich. (Es ist aber auch immer wieder aufs Neue eine Challenge die Pinterest App auf dem Handy zu schließen… 😁)
Sollte man noch dazu den Tag über durch den Beruf, eine Ausbildung, eigene Kinder/ die Familie, den Haushalt etc. eingespannt sein, ist es oft mühsam und kräfteraubend, sich am Abend zudem noch mit dieser Tätigkeit zu beschäftigen.
Ein Weddingplanner beschäftigt sich tagtäglich mit genau jenen Herausforderungen, auf die ein Brautpaar zum ersten Mal stößt. Er kann Euch nicht nur mit Know-How, Geheimtipps, verschiedenen Vorlagen & Hochzeitsplanungs-Checklisten weiterhelfen, sondern kennt auch jene Dienstleister, die genau zu Eurem Stil und Budget passen. Der Planer ist dazu da, Euch ungemein viel Zeit & Nerven zu sparen und Euch den Organisationsprozess zum Genuss zu machen.
Ein kleiner Tipp: Ich habe derzeit ein „Corona-Special“ für Euch. Ihr bekommt von mir gerne eine digital ausfüllbare Hochzeitsplanungs-Checkliste gratis zur Verfügung gestellt. Die Checkliste kann von euch über Laptop und Co bearbeitet und stets up to date gehalten werden. Sie soll Euch eine Hilfestellung bei Eurer Hochzeitsplanung sein. Zudem erhaltet Ihr in der Hochzeits-Checkliste ein paar Tipps und Tricks. Einfach HIER anfragen.
Vorteil 2 eines Hochzeitsplaners: Ihr könnt Euch Kosten sparen
Natürlich möchte man sich bei der Umsetzung der eigenen Traumhochzeit nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen.
Vielleicht habt Ihr Euch schon einmal überlegt, dass ein Weddingplanner eigentlich ganz praktisch wäre, Ihr Euch diese Kosten jedoch lieber sparen möchtet, da man ihn im Vergleich zu einem Caterer oder Fotografen ja nicht unbedingt braucht.
Das, was viele Brautpaare nicht wissen ist, dass Hochzeitsplaner zum Teil bessere Konditionen bei Dienstleistern erhalten bzw. in einer sehr guten Verhandlungsposition sind, da sie die Preise und Vertragsinhalte vieler Anbieter kennen.
Man zahlt dem Weddingplanner zwar eine Gage, jedoch kann es sich mit Blick auf die Gesamtausgaben durch diverse Kostenersparnisse auch deshalb auszahlen, ihn zu engagieren.
Aber Achtung: Auch ich habe bereits die Erfahrung gemacht, dass manche Planer mit der Beauftragung von Dienstleistern Provisionen erhalten, die nicht zu Lasten des jeweiligen Anbieters, sondern des Brautpaares gehen.
Mein Tipp: Lasst Euch stets bestätigen, dass für Euch keine versteckten Mehrkosten durch Provisionen entstehen. Dies würde definitiv am Ziel, warum man einen Hochzeitsplaner beauftragt, vorbeigehen! Ich finde, es ist die Verpflichtung eines jeden Weddingplanners, das Beste für seine Kunden herauszuholen. Genau das garantiere ich meinen Brautpaaren bei einer Zusammenarbeit!
Ihr möchtet wissen, mit welchen Kosten Ihr bei einem Hochzeitsplaner zu rechnen habt? Hier könnt ihr jetzt ganz unverbindlich anfragen.
Vorteil 3 eines Hochzeitsplaners: Ihr könnt Euren Hochzeitstag in vollen Zügen genießen
und müsst euch um nichts Organisatorisches kümmern.
Ein Hochzeitsplaner ist zudem dafür zuständig, dass sich das Brautpaar am Hochzeitswochenende um nichts Organisatorisches kümmern muss. Sowohl die Auf– und Abbautätigkeiten als auch sämtliche organisatorischen Punkte am Tag der Hochzeit werden vom Weddingplanner koordiniert. Die einzige Aufgabe des Brautpaares ist es, sich zurückzulehnen, JA zu sagen und jede Minute zu genießen.
Um den reibungslosen Ablauf am Hochzeitstag zu gewährleisten, ist ein Planer permanent im Einsatz (ich marschiere im Schnitt sportliche 15 km an einem solchen Tag 😀). Es passieren viele Dinge parallel und „behind the scenes“, weshalb es einem Brautpaar bei der eigenen Hochzeit auch gar nicht möglich ist, sämtliches zu koordinieren.
Zudem werden eure Familien, Freunde und Trauzeugen durch einen Hochzeitsplaner entlastet, da auch für sie keine organisatorischen Aufgaben zu erledigen sind, sondern mit Euch diesen so besonderen Tag in vollen Zügen genießen können.
Was macht ein Hochzeitsplaner eigentlich genau am Tag der Hochzeit? Die organisatorischen Details an Eurem schönsten Tag
Kurz zusammengefasst ist ein Hochzeitsplaner für sämtliche organisatorische Tätigkeitenzuständig, damit Euer Hochzeitstag perfekt über die Bühne geht und Ihr und Eure Gäste ihn einfach nur genießen können.
Aber welche organisatorischen To-Dos fallen am Hochzeitstag überhaupt an? Ich möchte Euch im Folgenden ein paar Details nennen, die man bei der Planung im ersten Schritt wahrscheinlich gar nicht so richtig am Schirm hat:
Beispiel Parkplatzsituation:
Stellt Euch einmal die Stresssituation vor, wenn der Brautvater seine Tochter kurz vor der Trauung zur Kirche fährt und vor Ort kein Parkplatz mehr verfügbar ist, der Einzug der beiden jedoch gleich losgehen sollte.
Wenn Gäste vor der Kirche oder vor der Hochzeitslocation einen Parkplatz suchen, denken sie nicht daran, dass das Brautauto oft erst zum Schluss eintrifft. Und ganz ehrlich: Welcher Gast freut sich nicht über den „Einser-Parkplatz“, der bei seiner Ankunft noch verfügbar ist? 😊
Der Hochzeitsplaner wird u.a. dafür sorgen, dass es bei knappen Parkplätzen kein Problem geben wird und der (beste) Parkplatz vor der jeweiligen Location für das Brautpaar frei gehalten wird.
Brautauto Oldtimer ©Oh.Ella
Beispiel Detailfotos:
Ein Hochzeitsplaner ist stets in enger Abstimmung mit den Dienstleistern wie zum Beispiel den Hochzeitsfotografen und kümmert sich darum, dass diese bestmöglich arbeiten können bzw. das beste Ergebnis für Euch herauskommt.
Ein Fotograf versucht stets besondere Schnappschüsse am Hochzeitstag einzufangen und bei einem straffen Zeitplan alle Details bestmöglich unter einen Hut zu bekommen. Es gehört auch zu seinen Aufgaben, Fotos vom Saal, den Tischen und der Deko zu machen, bevor die Gäste ihre Plätze einnehmen. Wenn sich diesbezüglich niemand mit dem Fotografen abstimmt, wird er diese Fotos eigenständig in einem kurzen freien Zeitfenster erledigen. Es könnte passieren, dass genau dann die Beleuchtung nicht eingeschaltet ist, das Servicepersonal schon Flaschen und Brotkörbe auf die Tische eingestellt hat oder die Kerzen nicht angezündet sind, was auf den Fotos im Nachhinein stört. Es ist auch wirklich ärgerlich, wenn man in die Planung der Tisch- und Saaldekoration enorm viel Zeit investiert hat, auf den Fotos jedoch z.B. grüne Wasserflaschen omnipräsent sind oder das Ambiente durch fehlende Beleuchtung nicht stimmig ist.
Beispiel Hochzeitstorte:
Wenn Ihr einen Hochzeitsplaner beauftragt, dann ist es ganz selbstverständlich, dass Programmpunkte wie z.B. der Anschnitt der Hochzeitstorte entsprechend organisiert sind. Man möchte meinen, dass dieser Programmpunkt eigentlich eh selbsterklärend ist... Aber ich versichere Euch, dass man NIE etwas als selbstverständlich oder selbsterklärend voraussetzen kann.
Ich habe es als Hochzeitsgast z.B. schon erlebt, dass die Torte unter großem Beifall aller 120 Gäste angeschnitten wurde und im Anschluss das Brautpaar verlegen dagestanden ist, da niemand wusste, wer nun eigentlich für das weitere Aufschneiden der Tortenstücke zuständig ist. Es hat eine gefühlte Ewigkeit gedauert, bis jemand vom Servicepersonal da war um zu übernehmen.
Ein Hochzeitsplaner wird nicht nur die passende Präsentation der Torte gewährleisten oder das gewünschte Musikstück beim Anschnitt einspielen lassen. Er wird auch dafür sorgen, dass alles für den Anschnitt und die Verteilung der Kuchenstücke vorhanden ist, sich das Brautpaar auskennt wo genau angeschnitten werden sollte (das ist bei mehrstöckigen Torten nicht immer selbsterklärend), alle Gäste zur Stelle sind und im Anschluss an den Anschnitt das Brautpaar vom Servicepersonal abgelöst wird. Zudem wird das entsprechende Personal über den Torteninhalt informiert sein, da die Gäste immer fragen was in welchem Stock drinnen ist, um für sie das beste Stück auszuwählen J.
Auf Wunsch wird der Weddingplanner z.B. auch den obersten Stock der Torte in Sicherheit bringen, damit das Brautpaar dieses Stück zu Hause einfrieren und zur Feier des 1. Hochzeitstags genüsslich verspeisen kann. 😋
Beispiel Organisation von Ansprachen und Einlagen beim Abendessen
Wenn ihr einen Hochzeitsplaner beauftragt, dann muss sich keiner Eurer Gäste um die Koodination der Ansprachen oder Einlagen von Gästen während des Abendessens kümmern, sondern es können alle gemütlich das Hochzeitsdinner genießen.
Ich habe es als Gast auch schon einmal erlebt, dass während der Ansprache des Brautvaters die warme Vorspeise serviert wurde. Dies ist ein absolutes No-Go! Die Rede hat zu diesem Zeitpunkt noch ca. 10 Minuten lang gedauert, was zur Folge hatte, dass die Gäste eine kalte Kost verspeisen durften. Es braucht unbedingt eine Person, bei der alle Programmpunkte zusammenlaufen und die sich mit der Gastronomie und den anderen Dienstleistern abstimmt. Das Essen ist ein enorm wichtiger Punkt an Eurem Hochzeitstag und Ihr werdet Euch noch Jahre danach daran erinnern, wenn Ihr die Hauptspeise kalt verspeisen musstet. Auch wäre es ärgerlich, wenn der Fotograf oder der Videograf bei wichtigen Ansprachen nicht zur Stelle sind.
Je nach Gästezahl und Raumgröße kann es auch von Vorteil sein, wenn die Ansprachen mithilfe eines funktionierenden und vorher getesteten Mikrofons über die Bühne gehen.
Vorbereitungen am Hochzeitstag ©Claudia Weaver
Hochzeitstorten-Überraschung ©Oh.Ella
Koordination der Dienstleister ©Claudia Weaver
Brautpaar bei einer Hochzeitseinlage ©johco
It's all about the details...
Damit der Hochzeitstag reibungslos über die Bühne gehen kann, müssen einfach so unglaublich viele Details berücksichtigt und organisiert werden…
- Wer informiert die Gäste, die z.B. gerade bei einer Rauchpause im Freien stehen, wenn ein weiterer wichtiger Programmpunkt im Saal ansteht?
- Wer erinnert das Brautpaar vor der Trauung nochmals an die wichtigen Dinge, wie z.B. die Ringe, den Brautstrauß, die ausgedruckten Ehegelübde etc.?
- Wer telefoniert kurz vor der Hochzeit nochmals mit allen Dienstleistern und geht mit ihnen den finalen Ablauf durch, damit es zu ja keinen Missverständnissen kommt?
- Wer hat ein Notfallset mit diversen Nadeln, Fäden etc. mit dabei, mit dem das Brautkleid auf die Schnelle genäht werden kann, wenn ein „Hoppala“ passiert?
Dies sind nur wenige Beispiele, um die Ihr Euch mit der Beauftragung eines Hochzeitsplaners keine Gedanken machen müsst, denn die Gewährleistung eines perfekten Ablaufs ist sein Job.
Kann ich die Organisation am Hochzeitstag nicht einfach an Trauzeugen / Freunde / Familie übergeben?
Oft ist es der Fall, dass Geschwister und Freunde bei den Hochzeitsvorbereitungen und am Tag der Hochzeit mithelfen. Es ist schön, wenn Braut und Bräutigam von allen Seiten unterstützt werden und jeder einen Beitrag dazu leisten möchte, ihnen den schönsten Tag im Leben zu bescheren.
Allerdings ist es auch eine Gratwanderung, wenn die Gäste auch am Hochzeitstag noch diverese Aufgaben zu erledigen haben. Ich habe es einmal erlebt, dass die Braut den ganzen Vormittag beim Styling in ihrer Hochzeitssuite alleine war. All ihre besten Freundinnen und Familienmitglieder waren bei den letzten Vorbereitungen in den Hochzeitslocations voll im Einsatz und konnten nicht bei ihr sein. Sie hätte in den letzten Stunden vor der Trauung die Unterstützung ihrer Liebsten nirgendwo anders als bei ihr gebrauchen können.
Es macht meines Erachtens durchaus Sinn, die Koordination der Programmpunkte des eigenen Hochzeitstages an jemanden abzugeben, der sich um den reibungslosen Ablauf kümmert. Man sollte sich gut überlegen, ob man diese Aufgabe an Familienmitglieder oder Freunde überträgt. Ich persönlich finde es schön, wenn die Gäste die Hochzeit auch in vollen Zügen genießen können…
…denn das Ziel einer jeden Hochzeit ist, dass dieses Ereignis zu einem der schönsten Tage im Leben zweier Menschen wird und dass die Hochzeitsgesellschaft das Brautpaar dementsprechend hochleben lässt. Es soll ein Festtag werden, der jedem in schöner Erinnerung bleibt!
Time to enjoy with #teambride ©Oh.Ella
Ich hoffe, ich konnte Euch einen kleinen Einblick in die Welt der Hochzeitsplanung gewähren und es würde mich freuen, wenn der eine oder andere nützliche Tipp für Euch mit dabei war. 😊
Solltet Ihr dazu Fragen haben, dann stehe ich Euch jederzeit gerne zur Verfügung.
Ich freue mich von Euch zu hören.
Alles Liebe,
Eure Anna
pure happiness ©Nicaela Emily